Управление базой клиентов: отображение, теги, импорт, экспорт

В управление созданной базой клиентов входит:

• Настройки базы
• Настройки отображения
• Создание клиента (карточки клиента)
• Управление тегами
• Импорт клиентов
• Экспорт клиентов

Подробнее о создании базы клиентов, настройках и создании клиента вы можете прочитать по ссылкам. В данной статье мы расскажем о других действиях с базой, связанных с управлением тегами, а также импортом и экспортом данных клиентов.

Настройки отображения

Все клиенты, созданные или загруженные в базу, представлены в виде таблицы.

Настройки отображения (какие колонки выведены в таблице) устанавливаются администратором по умолчанию. Но вы также можете выставить личные настройки. Для этого нажмите кнопку "Настройки" (шестеренка) в левом углу колонки "ФИО/Компания".

Если у вас есть доступ администратора, в появивишемся окне вы сможете изменить как "Личные настройки", так и "Настройки по умолчанию". Если такого доступа нет, у вас отобразятся только личные настройки. Подробнее о доступах

Здесь вы можете добавить/убрать колонки с информацией о клиентах (включая доп. поля). Подробнее о доп. полях

Среди основных отображаемых полей доступны:

• Тип (физ. лицо или юр. лицо)
• Контакты (телефон, почта и др.)
• Изменен (все изменения данных клиента фиксируются в карточке, вкладка "События", а также в отчетет "По событиям") Подробнее об отчете "По событиям"
• Внешний ИД (если данные клиентов были импортированы из внешнего источника, в данной колонке это будет указано)

Также вы можете выбрать отображение любых созданных в базе клиентов дополнительных полей. Подробнее о доп. полях

Помимо этого над списком отображаемых полей есть кнопки "Выбрать все" и "Сбросить". С их помощью можно вывести в таблицу все имеющиеся поля из списка и вернуться к настройкам отображения по умолчанию.

Внизу окна настроек есть 2 дополнительных параметра:

• Редактировать поля — позволяет изменять значения доп. полей прямо в таблице, не заходя в режим редактирования карточки клиента. Данная настройка замедляет процесс работы, так как требуется время на установление новых значений доп. полей.
• Компактный режим — придает таблице более сжатый вид, за счет чего на вашем экране вмещается больше информации, чем обычно.

После завершения настроек нажмите кнопку "Сохранить" внизу и внесенные изменения отобразятся автоматически.

Дедлайн задачи

В карточке клиента вы можете создать задачу и прикрепить ее к одному из проектов. Подробнее о настройках создания задачи

Срок завершения задачи отображается в таблице со списком клиентов. Если с клиентом связано несколько задач с разными дедлайнами, в таблице отображается ближайшая дата завершения одной из задач.

Зеленым цветом обозначены нормальные дедлайны, когда до завершения задачи еще есть 2 и более дней. Желтым — если срок завершения задачи стоит на текущую дату. Красным цветом обозначены просроченные задачи, которые необходимо было закончить раньше текущей даты.

Действия в базе клиентов

Чтобы перейти к управлению базой клиентов, нажмите на раздел "Клиенты" в глобальном меню и откройте нужную базу. Для этого нажмите на название или кнопку "Открыть" справа.

Находясь в базе клиентов, по кнопке "Еще" в правом верхнем углу вы можете выполнить следующие действия:

• Создать теги для карточек клиентов
• Импортировать данные клиентов в базу
• Экспортировать имеющиеся карточки клиентов в формате Excel-таблицы
• Перейти к настройкам базы

Теги

Теги или ярылки используются для маркировки дополнительной информации в карточке клиента. Чтобы перейти к списку тегов, откройте нужную базу клиентов, в верхнем правом углу нажмите кнлпку "Еще" и выберите "Теги".

Создать тег

По умолчанию в системе нет заготовленных тегов. Вы можете добавить их самостоятельно, нажав в левом верхнем углу появившегося окна кнопку "Создать тег".

В появившемся окне введите название и цвет тега а затем нажмите "Сохранить" внизу.

Также добавить тег можно в режиме редактирования карточки клиента. Подробнее об управлении карточкой клиента

Для этого откройте карточку клиента по кнопке "Открыть" и нажмите "Редактировать".

Перейти к изменению карточки также можно из общего списка: для этого нажмите кнопку "Еще" напротив выбранного клиента и выберите "Редактировать".

В подразделе "Дополнительно" найдите строку "Теги", введите нужный тег и нажмите Enter на клавиатуре своего устройства. После этого нажмите "Сохранить" внизу карточки клиента, а созданный тег зафиксируется и отобразится в списке тегов.

Редактировать тег

Чтобы изменить тег, перейдите к списку тегов в выбранной базе клиентов: кнопка "Еще", вкладка "Теги".

Нажмите кнопку "Редактировать" (шестеренка) напротив нужного тега.

Внесите изменения и нажмите "Сохранить" внизу.

Изменения вступят в силу сразу же и отобразятся в таблице.

Удалить тег

Чтобы стереть тег, нажмите на кнопку "Удалить" (крестик) напротив него.

В появивишемся окне нажмите "Подтвердить" и выбранный тег удалится. Восстановить его будет невозможно!

Импорт данных в базу клиентов

Помимо создания карточек вручную вы можете загрузить готовую базу с необходимыми данными. Для этого информация о клиентах должна быть сохранена на вашем устройстве в виде Excel-таблицы.

Чтобы загрузить готовые карточки клиентов, откройте выбранную базу, нажмите на кнопку "Еще" в правом верхем углу и выберите "Импорт".

Также это можно сделать из общего списка баз. Для этого нажмите на раздел "Клиенты", далее на кнопку "Еще" напротив нужной базы и выберите "Импорт".

Далее в появившемся окне выберите нужный файл на своем устройстве и нажмите "Открыть". В появившемся окне выберите параметры импорта и нажмите кнопку "Импортировать".

После загрузки база данных отобразится в таблице.

Подробнее о том, как управлять карточками клиентов

Экспорт данных из базы клиентов

Чтобы выгрузить имеющиеся данные в виде Excel-таблицы и сохранить их на своем устройстве, войдите в выбранную базу, нажмите кнопку "Еще" в правом верхнем углу и выберите "Экспорт".

Также это можно сделать из общего списка баз. Для этого нажмите на раздел "Клиенты", далее на кнопку "Еще" напротив нужной базы и выберите "Экспорт".

Подствердите действие в появившемся окне.

Если вы скачиваете большой объем информации, это может занять некоторое время. На экране появится окно с необходимой информацией.

Вам не обязательно останавливать работу до завершения скачивания базы клиентов. Закройте окно и продолжайте заниматься текущими задачами. После того, как процесс экспортирования данных завершится, вам придет уведомление и вы сможете скачать нужные файлы во вкладке "Фоновые операции". 

Подробнее о подразделе "Фоновые операции"

Также если процесс скачивания завершился достаточно быстро, вы можете сразу сохранить файл по кнопке "Скачать" в появившемся окне или сделать это позже в разделе "Фоновые операции". В этом случае можно закрыть окно.