Чем сотрудники отличаются от участников проекта?

Сотрудники — это все пользователи, зарегистрированные в системе. Они могут быть участниками одного или нескольких проектов. 

Если у вас есть доступ к подразделу "Сотрудники", вы можете создавать новых пользователей, а также редактировать их данные, доступы и управлять их ролями в системе.

Подробнее о доступах в разделе "Роли сотрудников"

Перейти к подразделу "Сотрудники"

Чтобы перейти к списку пользователей, подключенных к вашей системе, нажмите на раздел "Компания" в глобальном меню и выберите подраздел "Сотрудники".

Данный подраздел можно просматривать в двух режимах — список и карточки.

Здесь вы можете:

• Создать сотрудника
• Просмотреть профиль сотрудника
• Редактировать данные сотрудника
• Выполнять массовые действия (выслать приглашения, изменить данные, объединить аккаунты)

Создать сотрудника

Чтобы добавить в систему нового сотрудника, нажмите на кнопку "Создать" справа над таблицей.

В появившемся окне вам доступно 2 раздела – "Основное" и "Доступ к проектам".

В разделе "Основное" заполните необходимые данные:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Почта (email-адрес)
• Статус (активен или отключен)
• Роль (если в выпадающем списке нет нужной, создайте роль самотоятельно)
• Направление (к какому подразделению или направлению деятельности относится сотрудник)
• Обязательные внешние аккаунты (Github, Gitlab)

В этом же окне можно установить пароль от аккаунта сотрудника. Однако при отправке приглашения временный пароль сгенерируется автоматически, далее сотрудник может его изменить.

Также вы можете сразу загрузить фото сотрудника по соответствующей кнопке.

Здесь же можно назначить индивидуальный график работы. Если у вас подключена функция "Учет времени", то при автоматическом методе учета, система будет фиксировать количество рабочих часов данного пользователя в соответствии с этим расписанием. Механизм настройки индивидуального графика похож на установления расписания проекта в разделе "Компания", подраздел "Настройки". Здесь вы можете выставить начало и окончание рабочего дня, выходные, а также перерыв на обед.

Также вы можете добавить дополнительные контакты сотрудника по кнопке "Добавить контакт". Если нажать на кнопку "Добавить контакт" несколько раз, появится несколько строк для дополнительной информации.

По умолчанию в появляющей строке для контактной информации указано "Почта". Нажав на строку, вы можете выбрать из выпадающего списка любой нужный тип данных:

• Телефон
• Telegram
• Skype
• WhatsApp
• Viber
• GitHub
• GitLab

Убрать неактуальные дополнительные контакты можно по кнопке "Удалить" справа (она не отображается сразу, но появляется при наведении курсора).

Также вы можете указать в контактах обязательное подключение внешнего аккаунта (GitHub/GitLab), чтобы все внесенные изменения в указанных источниках отображались от имени конкретного сотрудника. 

После заполнения основных данных вы можете сразу добавить нового сотрудника в нужные проекты. Для этого нажмите на вкладку "Доступ к проектам" и выберите кнопку "Добавить" в правом верхнем углу. 

В появивишемся окне выберите один/несколько проектов, в которые будет добавлен новый сотрудник. Выбранные проекты будут подсвечены синим. Далее нажмите кнопку "Готово" внизу.

После этого вы можете настроить роль и доступ к источникам в каждом проекте. Это можно сделать и после создания сотрудника: раздел "Настройки проекта", подраздел "Участники".

Если сотрудник был добавлен в какой-то проект по ошибке, в этом же окне вы можете отозвать доступ по соответствующей кнопке.

После заполнения всех необходимых данных, вам нужно сохранить созданного сотрудника. Сделать это можно двумя способами:

Способ 1. Нажать на кнопку "Сохранить и выслать приглашение". После создания сотрудника, пользователю будет выслано приглашение на указанную почту. В письме он найдет логин и сгенерированный пароль для входа в систему. Это даст возможность приступить к работе сразу после получения приглашения. После входа в систему пользователь может сменить пароль самостоятельно в подразделе "Мой профиль". Сделать это может и администратор через режим редактирования сотрудника.

Способ 2. Нажать на кнопку "Сохранить". Созданный сотрудник отобразится в списке и вы сможете объединить его с другим аккаунтом или выслать приглашение на почту позже.

Переходим к управлению сотрудниками